Scoutinggroep de Voerman

Voorbereiding

De onderstaande punten kun je het beste mee beginnen. Heb je een team? Verdeel dan de taken en laat ze hun uitkomst in het leidersteam rondmailen. Bepaal voor jezelf wat je het makkelijkst vindt werken: via de e-mail, telefoon of liever face-to-face. Zorg er voor dat alle beslissingen worden vastgelegd.

1. Datum

• Wanneer wil je weg?
• Hoeveel dagen?
• Is het een zomerkamp? Probeer dan het liefst voor januari al een datum vast te hebben ivm vakantie van ouders.

2. Locatie

• Waar wil je heen?
• Bezwaar tegen buitenland/afstand?
• Tenten of in gebouw?
• Welke voorzieningen zijn er in de buurt?
• Wat zijn de kosten

Tip: zie Scouting Online voor labelterreinen.

3. Activiteiten

• (Voor NPK niet van toepassing)
• Wat is er allemaal in de buurt?
• Hoeveel kost dit per persoon?

4. Fourage

• Wat ga je eten, hoeveel dagen heb je eten nodig?
• Denk aan ontbijt, lunch en avondeten.
• Vergeet niet dat er vegetariërs of leden met allergieën kunnen zijn.

5. Materiaal

• Wat heb je nodig?
• Slaap je in tenten of in een gebouw?
• Is een HUDO nodig?
• Ga je bouwen?
• Heb je peut/gas nodig?
• Wat moet je kopen voor dit kamp?
• Wie kan/gaat dit doen?
• Kortom: wat moet er allemaal mee of gekocht worden?

6. Vervoer

• (materiaal/leden)
• Hoe ga je er heen, met z’n allen of laat je de leden carpoolen?
• Heb je vervoer op locatie voor leden/fourage?
• Wie gaat rijden? Hoeveel kost dat (kilometers vrij/brandstof)?

Tip: huren kan bijvoorbeeld via pouwrent.nl
Tip 2: sommige ouders willen rijden, hebben een busje of aanhanger etc. Vraag eens rond (kan simpel per mail).

7. Begroting

Tip: soms lijkt het bedrag per persoon hoog te worden. Ga dan niet snijden in onvoorzien, maar kijk of je misschien met de speltakrekening wat kunt aanvullen. Je kan ook kiezen om acties te doen om het bedrag te drukken.

8. Planning

• Maak een planning voor kamp.
• Welke activiteiten zijn wanneer gepland?
• Wie is verantwoordelijk voor activiteiten?
• Maak je gebruik van dagleiders (per dag een leiding die op tijden let)?
• Hoe laat staan de leden op, hoe laat naar bed.

Tip: Een gedetailleerde planning scheelt een hoop onduidelijkheid op kamp. Al dient het alleen al als rode draad

9. Ledenlijst

• Hou bij wie er in je groep zitten, wie mee gaan, wie al betaald heeft. Dit kan in een excel-bestand of online via Google Docs.
• Zorg dat je contactgegevens van de leden bij je hebt.

10. Draaiboek

• Alle bovenstaande zaken verzamelen in een document, de draaiboek. Wanneer alle details bekend zijn dan rondmailen naar leidersteam en print hem een aantal keer uit voor op kamp

Communicatie

Iets wat veel tijd kost is het beantwoorden van vragen. Soms zijn dingen niet duidelijk, of zijn ze het ergens niet mee eens. Duidelijke communicatie verhelpt een hoop. Het is daarom aan te raden om de volgende deadlines aan te houden:

Eerste mail

(zo snel mogelijk)

Kampbedrag

• Bedrag per persoon
• Betaaldetails
• overschrijven naar rekeningnummer, onder vermelding van…
• Deadline betaling

Locatie

• waar is het? Zelfde als vorig jaar? Zet dit er dan subtiel bij.

Datum

• wanneer? ‘Vrijdag die datum tot en met zondag die datum’.

Vervoer van leden

• we gaan met z’n allen? Of is het voor eigen rekening?
• Instructies voor aanmelden + deadline
• hoe je kind opgeven, uiterste aanmelddatum

Contact

• “voor vragen bel dit nummer of reageer op de e-mail”
• Maak duidelijk dat na aanmelding er later een mail met tijden/paklijst en routebeschrijving volgt.

Tweede mail

(één/twee weken voor kamp aan)

Kampgeld/details

• “controleer alstublieft of het kampgeld correct is overgemaakt. Zo nee, doe dit dan voor… (nieuwe deadline)”

Locatie

• herhaling van locatie + een routebeschrijving (linkje naar routebeschrijving in Google Maps) en adres (+ evt GPS).

Datum & tijd

• herhaling van datum
• wanneer aankomst, wanneer ophalen

Vervoer van leden

• herhaling van vervoer. Indien voor eigen rekening: adviseer carpoolen (zorg voor bijlage met deelnemers/adressen/telefoonnummers)

Medicijngebruik

• vraag om dit aan te geven: hoe vaak, wanneer, wat, (bij oudere leden:) beheren wij medicatie of kan deelnemer dit zelf

Paklijst

• Als bijlage met alles wat nodig is

Contact

• “voor en tijdens kamp zijn we bereikbaar op: mob.nummer1 of bij geen gehoor op mob.nummer2.”

Het is verstandig om de e-mails eerst rond te mailen in je eigen leidersteam. Zodoende kunnen ze input geven.

Leidersteam

Zorg dat je als teamleider overzicht houdt. Welke taken zijn er en wie is er verantwoordelijk voor? Wanneer zijn de deadlines? Communiceer ruim voor die tijd met je team of alles goed gaat of dat er problemen zijn. De tien punten uit ‘voorbereiding’ kan dienen als taakverdeling. Zet er in overleg een naam achter en maak afspraken wanneer iemand iets af heeft.